Wenn die Steuerverwaltung meine Zeit auffrisst, ist die Lösung ein besserer Steuerberater?

Meist nicht. Die Stunden, die am meisten schmerzen, sind selten die Arbeit des Beraters. Sie sind die Arbeit des Inhabers, erzeugt durch eine unordentliche Übergabe: das Gewühl zum Monatsende, um Belege zusammenzustellen, das Hin und Her von Rückfragen, das Hinterherlaufen fehlender Unterlagen. Der Berater ist nicht der Engpass. Die Übergabe ist es.

Wie stoppe ich die monatliche Rückfrageschleife mit meinem Berater?

Verlagern Sie den Aufwand von der Rekonstruktion zum Monatsende auf den Zeitpunkt der Erfassung. Fotografieren und beschriften Sie Belege in dem Moment, in dem sie entstehen, führen Sie eine einseitige Standing-Note dazu, wie wiederkehrende Vorgänge buchen, sodass sie nie erneut angefragt werden, und beantworten Sie alle Beraterrückfragen in einem Schwung statt eine E-Mail nach der anderen.

Was sollte mein Steuerberater nicht tun?

Arbeit außerhalb seines Umfangs oder unterhalb seines Satzes. Sein Auftrag nach dem Steuerberatungsgesetz sind Steuern und Rechnungswesen, nicht allgemeine Rechtsberatung (die leiten Sie an einen Anwalt) oder Unternehmensstrategie. Und einfache Dateneingabe, Belegsortierung und das Hinterherlaufen von Unterlagen sind Sachbearbeitung, für die Sie einen Aufschlagsatz zahlen. Schützen Sie die Urteilsarbeit, streifen Sie den Rest ab.

Besitze ich die Einreichung noch, wenn mein Berater sie erledigt?

Ja. Selbst wenn der Steuerberater einreicht, besitzen Sie die Bestätigung, dass es geschah, und die Archivierung der Bestätigung. Die Arbeit zu delegieren delegiert nicht die Verantwortung.

Der Steuerberater als Engpass: Die Übergabe neu gestalten

Section 1

Das Artefakt: die monatliche Beleg-Übergabe-SOP

Die Übergabe ist ein wiederholbarer monatlicher Prozess. Aufgeschrieben hört sie auf, ein Gewühl zu sein. Hier ist die SOP, gebaut für einen kleinen deutschen Betrieb, der mit einem Steuerberater auf der verbreiteten DATEV-Werkzeugkette arbeitet. Sie ist allgemeine Orientierung, keine Steuerberatung; klären Sie die Einzelheiten dessen, was Ihr Berater braucht, mit Ihrem Berater, denn die Einrichtungen unterscheiden sich. Das Gestaltungsprinzip unter jedem Schritt ist dasselbe: den Aufwand des Inhabers von der Rekonstruktion zum Monatsende auf den Zeitpunkt der Erfassung verlagern und verstreute Unterbrechungen zu geplanten Schwüngen zusammenfassen. Die Stunden, die die Übergabe Sie kostet, sind Stunden mit Suchen, erneutem Erklären und dem Beantworten einer Rückfrage nach der anderen. Die SOP beseitigt alle drei.

Section 2

Das andere Artefakt: was Ihr Steuerberater nicht tun sollte

Die eine Hälfte einer kaputten Übergabe ist der Inhaber, der die Arbeit des Beraters erledigt. Die andere Hälfte ist der Berater, der Arbeit erledigt, die entweder nicht seine ist oder seinen Satz nicht wert ist. Beides erzeugt Stunden. Hier ist die Liste der Arbeit, die vom Schreibtisch des Beraters wegsoll. Nicht seine (Umfang): Der Auftrag eines Steuerberaters ist durch das Steuerberatungsgesetz definiert, und es geht um Steuern und Rechnungswesen: Steuererklärungen, Jahresabschlüsse, Buchführung, Lohnabrechnung und steuernahe Beratung. Es ist nicht allgemeine Rechtsberatung, die Anwälten vorbehalten ist, und es ist nicht allgemeine Unternehmensberatung oder Ihre operativen Entscheidungen. Wenn Sie Rechtsfragen oder Strategie über Ihren Steuerberater leiten, weil er der Fachmann ist, mit dem Sie am meisten reden, zahlen Sie Steuerberater-Sätze für den falschen Dienst und bekommen oft eine Antwort außerhalb seines Auftrags. Leiten Sie Rechtliches an einen Anwalt und Strategie an sich selbst oder einen Berater, dessen Aufgabe das ist. Prüfen Sie die genauen Grenzen dessen, was Ihr Berater tun darf und nicht tun darf, mit ihm, denn Umfangsregeln sind spezifisch. Seine, aber seinen Satz nicht wert: Einfache Dateneingabe, Belegsortierung und das Hinterherlaufen bei Ihnen wegen fehlender Unterlagen sind Dinge, die das Büro eines Steuerberaters erledigen wird, aber Sie zahlen einen Aufschlagsatz für Sachbearbeitung. Hier verdient sich ein Buchhalter auf Teilzeitbasis oder die Erfassung-an-der-Quelle-SOP oben ihren Unterhalt: Sie entfernt die geringwertige Arbeit vom teuren Schreibtisch, was Ihre Rechnung senkt und den Abschluss beschleunigt. Arbeit, die die SOP ganz beseitigt: Die Rückfrageschleife, das erneute Erklären wiederkehrender Posten, die Belegsuche zum Monatsende. Das ist nicht die Urteilsarbeit des Beraters; es ist Reibung, die die Übergabe erzeugt hat. Die Schritte 2, 3 und 5 der SOP löschen sie. Die Unterscheidung, auf die es ankommt: Schützen Sie die Urteilsarbeit des Beraters, sein eigentliches Fachwissen zu steuerlicher Behandlung, Einreichungen und Risiko, und streifen Sie alles andere ab, das sich auf seinen oder Ihren Schreibtisch geschlichen hat. Das Urteil ist das, wofür Sie ihn bezahlen. Die Reibung ist das, was die Beziehung sich anfühlen lässt, als koste sie Sie Stunden.

Section 3

Durchgerechnete Form: zwei Monate, derselbe Betrieb

Nehmen Sie einen Betrieb vor und nach der Neugestaltung. Vorher: Der Inhaber bewahrt Belege in einem Schuhkarton und einem E-Mail-Ordner auf. Zum Monatsende leert er beide, erinnert sich halb, wofür mehrere Vorgänge waren, schickt einen unvollständigen Schwung an den Berater und fängt dann eine Woche Rückfragen eine E-Mail nach der anderen ab, erklärt dieselben wiederkehrenden Miet- und Abonnementbuchungen erneut, die er letzten Monat erklärt hat. Er leitet dem Berater außerdem eine Mietfrage und eine Lieferantenvertragsfrage weiter, beide rechtlich, nicht steuerlich, und bekommt eine abgesicherte Nicht-Antwort. Die Übergabe kostete ihn den besseren Teil von zwei Tagen und den Berater eine frustrierte Woche. Nachher: Belege werden erfasst und beschriftet in dem Moment, in dem sie entstehen, in einen Posteingang. Eine Standing-Note sagt dem Berater, wie die wiederkehrenden Posten buchen, sodass sie nie erneut angefragt werden. Am vereinbarten Abschlusstag bestätigt der Inhaber, dass der Posteingang vollständig ist, und kennzeichnet einen ungewöhnlichen Vorgang. Der Berater arbeitet von einem vollständigen Satz aus, schickt drei Rückfragen in einer Nachricht, und der Inhaber beantwortet sie in einer Sitzung. Die Mietfrage geht an einen Anwalt. Der Abschluss, der früher zwei Tage der Zeit des Inhabers brauchte, braucht eine Stunde, und der Berater verbringt seine Zeit mit steuerlichem Urteil statt mit dem Hinterherlaufen von Papier. Gleicher Betrieb, gleicher Berater, gleiche Pflichten. Das Einzige, was sich änderte, ist die Übergabe.

Section 4

Die Modelle unter der Neugestaltung

Zwei Disziplinen sitzen unter der SOP. Die erste ist eine Engpass-Lesart aus der Prozessgestaltung: In jedem wiederholten Prozess bestimmt eine Einschränkung das Tempo, und Aufwand, der irgendwo anders investiert wird, ist verschwendet. Inhaber nehmen an, die Einschränkung sei die Kapazität oder die Kosten des Beraters. Verfolgen Sie die tatsächlichen Verzögerungen, und die Einschränkung ist fast immer die Übergabe, der unvollständige, späte, unbeschriftete Belegfluss, der zu Rekonstruktion und Rückfragen zwingt. Beheben Sie die Einschränkung, nicht die Teile, die nie langsam waren. Die zweite ist eine Mechanismus-Lesart dazu, wo die Reibung eingebaut ist. Die Rückfrageschleife und die Suche zum Monatsende sind nicht zufällig; sie sind das vorhersehbare Ergebnis von spätem Erfassen und nie Beschriften. Beschriftung am Erfassungspunkt und eine Standing-Note für wiederkehrende Posten ändern den Mechanismus, der die Reibung erzeugt, sodass die Reibung aufhört, erzeugt zu werden, statt nachträglich verwaltet zu werden. Sie arbeiten nicht härter an der Übergabe; Sie entfernen die Struktur, die sie schwer machte.

Section 5

Was die Neugestaltung nicht sehen kann

Sie kann eine echt schlechte Beraterbeziehung nicht beheben. Wenn Ihr Steuerberater unerreichbar, fehleranfällig oder überlastet ist, hilft eine sauberere Übergabe, heilt es aber nicht, und irgendwann ist die Antwort ein anderer Berater, keine bessere SOP. Die Neugestaltung setzt voraus, dass der Berater kompetent ist und das Problem die Schnittstelle, was der häufige Fall ist, aber nicht der einzige. Sie kann auch nicht die Regeln dazu außer Kraft setzen, was an wen gehen muss. Manche Aufgaben sind rechtlich die des Beraters, sie einzureichen, und können nicht auf einen günstigeren Kanal oder auf Software geschoben werden; die SOP leitet Unterlagen effizient, ändert aber nicht, wer die regulierte Arbeit tun darf. Und sie hängt von der Werkzeugkette Ihres Beraters ab: Der konkrete Kanal, ob DATEV oder ein anderer, ändert die Mechanik der Schritte 1 und 4, bauen Sie die SOP also um die Werkzeuge herum, die Ihr Berater tatsächlich nutzt, und klären Sie die Einzelheiten mit ihm, statt anzunehmen, dass die generische Version passt.

Section 6

Der Eignungstest

Ihre Steuerberater-Beziehung spart Ihnen Zeit, statt sie zu erzeugen, wenn Unterlagen erfasst und beschriftet werden in dem Moment, in dem sie entstehen, wiederkehrende Posten durch eine Standing-Note abgedeckt sind, sodass sie nie erneut angefragt werden, die monatliche Übergabe ein vollständiges Paket an einem vereinbarten Tag ist, Beraterrückfragen in einem Schwung zurückkommen, den Sie in einer Sitzung beantworten, und die geringwertige Sachbearbeitung vom teuren Schreibtisch weggenommen wurde. Und Sie können benennen, was Ihr Berater nicht tun sollte: die Rechtsfragen, die Strategieabwägungen, die Belegsortierung, nichts davon gehört zu Steuerberater-Sätzen. Sie haben das nicht, wenn Ihr Monatsende eine Belegsuche gefolgt von einer Woche Rückfragen einzeln nach der anderen ist und Sie Rechts- und Strategiefragen über Ihren Steuerberater leiten, weil er der Fachmann ist, mit dem Sie am meisten reden. Der Berater ist nicht der Engpass. Gestalten Sie die Übergabe neu, und die Beziehung fängt an, Ihnen Stunden zurückzugeben, statt sie zu nehmen.