Sind die GoBD eine Software, die ich kaufen kann?

Nein. Die GoBD sind ein Satz von Grundsätzen dazu, wie Sie digitale Aufzeichnungen führen und aufbewahren, kein Produkt und kein Dateiformat, das Sie einschalten. Software hilft nur, wenn Sie sie so einsetzen, wie die Grundsätze es verlangen, weshalb Betriebe das richtige Werkzeug besitzen und trotzdem eine Prüfung nicht bestehen können.

Warum kann das Führen meiner Bücher in Excel sie ungültig machen?

Weil es die Regel der Unveränderbarkeit bricht. Excel lässt jeden jede Zelle überschreiben, ohne dass festgehalten wird, dass es geschah, das Gegenteil von dem, was die GoBD verlangen. Ein Prüfer, der sieht, dass Ihre Konten in einer bearbeitbaren Tabelle leben, kann das Ganze verwerfen und Ihre Steuer schätzen (Schätzung), was selten zu Ihren Gunsten ausgeht.

Was ist die Verfahrensdokumentation, und brauche ich eine?

Sie ist ein schriftliches Dokument, das beschreibt, wie Ihre Buchführung tatsächlich funktioniert: welche Software Sie nutzen, wie ein Beleg von der Ankunft bis zum Archiv wandert, wer was tut, und wie lange Dinge aufbewahrt werden. Prüfer fragen zunehmend zuerst danach, und fehlende Dokumentation kann als formeller Mangel behandelt werden. Ein paar ehrliche Seiten sind die Grundlinie, und Vorlagen gibt es über DATEV und die Steuerberaterverbände.

GoBD in verständlicher Sprache: Die Regeln zur digitalen Buchführung, die Sie wahrscheinlich brechen

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Regel eins: Unveränderbarkeit

Eine Buchung oder ein Beleg kann, einmal erfasst, nicht still verändert werden. Ändert sich etwas, müssen das Original und die Änderung beide sichtbar bleiben, mit einer Spur. Das ist die Regel, die still die meiste Buchführung ungültig macht. Wo Betriebe sie brechen: Sie führen die Bücher in einer einfachen Excel-Datei. Excel lässt jeden jede Zelle überschreiben, ohne dass festgehalten wird, dass es geschah, was das Gegenteil von Unveränderbarkeit ist. Ein Betriebsprüfer, der sieht, dass Ihre Konten in einer bearbeitbaren Tabelle leben, kann das Ganze als nicht GoBD-konform verwerfen und dann Ihre Steuer schätzen (Schätzung), was selten zu Ihren Gunsten ausgeht. Dasselbe Problem trifft Rechnungen, die als bearbeitbare Word-Dokumente gespeichert sind. Die Lösung ist nicht kompliziert: Führen Sie die eigentliche Buchführung in einer Software, die Einträge sperrt und Änderungen protokolliert (DATEV, lexoffice, sevDesk und Ähnliches sind dafür gebaut). Excel ist als Arbeitswerkzeug in Ordnung. Als System der Aufzeichnung ist es nicht in Ordnung.

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Regel zwei: Vollständigkeit und Zeitgerechtheit

Jeder Geschäftsvorfall muss erfasst werden, alle, und einigermaßen zeitnah erfasst werden. Sie können nicht die erfassen, auf die Sie Lust haben, und den unangenehmen Barverkauf auslassen. Und Sie können nicht einen Schuhkarton voller Belege elf Monate lang anwachsen lassen und das Jahr im Dezember rekonstruieren. Wo Betriebe sie brechen: Barbetriebe mit Lücken in der Aufzeichnung, und alle, die ein Jahr an Belegen in einer hektischen Sitzung stapeln. Die GoBD erwarten Bargeschäfte täglich erfasst und andere Vorgänge ohne unangemessene Verzögerung gebucht. Die genaue Toleranz hängt von Ihrer Einrichtung ab, klären Sie die Einzelheiten also mit Ihrem Steuerberater, aber die Richtung ist klar. Spät und unvollständig ist eine Beanstandung.

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Regel drei: Die Verfahrensdokumentation

Das ist die Regel, von deren Existenz fast niemand weiß, und sie ist die, nach der Prüfer zunehmend zuerst fragen. Von Ihnen wird erwartet, dass Sie ein schriftliches Dokument haben, das beschreibt, wie Ihre Buchführung tatsächlich funktioniert: welche Software Sie nutzen, wie ein Beleg von der Ankunft bis zum Archiv wandert, wer was tut, wie digitale Kopien erstellt und gespeichert werden, wie lange Dinge aufbewahrt werden. Dieses Dokument ist die Verfahrensdokumentation. Wo Betriebe sie brechen: Sie haben überhaupt keine. Viele sonst ordentliche kleine Betriebe haben saubere Bücher und keine Beschreibung dazu, wie diese Bücher entstehen, und ein Prüfer darf fehlende Dokumentation als formellen Mangel behandeln. Sie brauchen keinen Anwalt, um sie zu schreiben. Ein paar Seiten, die ehrlich Ihren realen Prozess beschreiben, sind die Grundlinie. Vorlagen gibt es über DATEV und die Steuerberaterverbände.

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Die Aufbewahrungs-Fußnote, die man kennen sollte

Die GoBD sind mit Aufbewahrungsfristen verknüpft, und eine hat sich kürzlich geändert. Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt, geltend ab Anfang 2025 für Unterlagen, deren Frist noch nicht abgelaufen war. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren, und Handelsbriefe bei sechs. Behandeln Sie diese Zahlen als den aktuellen Stand, den es mit Ihrem Berater zu bestätigen gilt, denn Aufbewahrungsregeln bewegen sich.

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Der Eignungstest

Sie brechen die GoBD wahrscheinlich, wenn eine dieser Aussagen zutrifft: • Ihre Bücher oder Rechnungen leben in einer bearbeitbaren Excel- oder Word-Datei, die Ihre einzige Kopie ist. • Sie stapeln Belege und rekonstruieren Monate an Buchführung in einer späten Sitzung, statt laufend zu erfassen. • Sie können einem Prüfer keine schriftliche Verfahrensdokumentation übergeben, die beschreibt, wie Ihre Aufzeichnungen erstellt und gespeichert werden. Wenn Sie ein Kästchen angekreuzt haben, ist die Lösung ein Nachmittag, kein Projekt. Verlegen Sie das System der Aufzeichnung in eine sperrende Software, buchen Sie laufend, und schreiben Sie die paar Seiten, die Ihren Prozess beschreiben. Das schließt die drei Beanstandungen, die den meisten Ärger verursachen, bevor ein Prüfer sie für Sie findet.