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Das Artefakt: die Wochenend-Sequenz
Hier ist die ganze Arbeit als Checkliste. Der Rest des Artikels erklärt jede Zeile. Arbeiten Sie von oben nach unten. Empfangen kommt bewusst vor Senden, denn Empfangen ist die Pflicht, die bereits gilt, und Senden ist die, bei der Sie noch Vorlauf haben. Das ist grob ein halber Tag tatsächliche Arbeit, über ein Wochenende verteilt, damit nichts gehetzt wird. Nun die Einzelheiten.
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Schritt 1: Ihre echte Frist bestätigen
Ihre Sendefrist hängt vom Umsatz ab. Liegt Ihr Vorjahresumsatz bei 800.000 Euro oder darunter, dürfen Sie mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 weiter Papier oder PDF senden und müssen ab 2028 E-Rechnungen senden. Über dieser Linie ist das Sende-Datum 2027. Alle, unabhängig vom Umsatz, müssen bereits empfangen können. Schreiben Sie Ihr Datum auf die Checkliste. Es ändert Ihre Dringlichkeit beim Senden, aber nicht beim Empfangen, weshalb Empfangen Schritt 3 ist und nicht Schritt 7.
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Schritt 2: Ihre Software wählen oder bestätigen
Bauen Sie nichts. Der Markt hat das gelöst. Werkzeuge, die für deutsche Kleinbetriebe gebaut sind (lexoffice, sevDesk, DATEV und andere dieser Kategorie), lesen und erzeugen konforme E-Rechnungen als Standardfunktion. Wenn Sie bereits eines nutzen, ist Ihre Aufgabe in diesem Schritt zu bestätigen, dass es XRechnung und ZUGFeRD unterstützt, was inzwischen fast alle tun. Wenn Sie noch auf Word- oder Excel-Rechnungsvorlagen sind, ist dies der Moment, sie zu verlassen. Sie können keine strukturierte E-Rechnung erzeugen, und wie das Überlebens-Briefing anmerkt, ist ein bearbeitbares Dokument auch ein GoBD-Problem. Die Wahl eines richtigen Rechnungswerkzeugs behebt zwei Pflichten auf einmal. Auswahlregel für Nicht-Techniker: Wählen Sie das Werkzeug, von dem Ihr Steuerberater ohnehin Daten empfängt. Wenn Ihr Berater in DATEV arbeitet, entfernt ein Werkzeug, das sauber nach DATEV exportiert, Reibung aus der Übergabe (der Steuerberater-Engpass ist ein eigenes Thema, Angle 8.11). Kompatibilität mit Ihrem Berater schlägt ein geringfügig günstigeres eigenständiges Werkzeug.
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Schritt 3: Zuerst das Empfangen einrichten
Das ist die bereits geltende Pflicht, also kommt sie zuerst. Sie brauchen zwei Dinge: • Ein Postfach, das die Datei empfangen kann. Eine eigene Rechnungs-E-Mail-Adresse ([email protected]) ist sauberer als E-Rechnungen in Ihr allgemeines Postfach zu mischen, doch ein normales Postfach funktioniert. Die XRechnung kommt als XML-Datei an, die ZUGFeRD als PDF mit XML darin. • Ein GoBD-konformes Archiv. Die empfangene Datei muss unverändert, abrufbar und für die Aufbewahrungsfrist gespeichert werden. Die Eingangsdokument-Funktion Ihrer Rechnungssoftware erledigt das meist für Sie. Falls nicht, tut es ein eigenes Dokumentenmanagement-Archiv. Was nicht zählt, ist "es liegt irgendwo in meiner E-Mail", denn das ist weder zuverlässig unverändert noch zuverlässig abrufbar. Testen Sie es: Lassen Sie einen Lieferanten oder Kollegen Ihnen eine XRechnung schicken, oder erzeugen Sie ein Muster, und bestätigen Sie, dass Sie sie öffnen, den Inhalt lesen und sie eine Woche später in Ihrem Archiv wiederfinden können. Wenn das funktioniert, ist die bereits geltende Pflicht erfüllt.
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Schritt 4: ZUGFeRD oder XRechnung zum Senden wählen
Zwei konforme Formate, und die Wahl ist wirklich einfach. • ZUGFeRD ist ein PDF, das ein Mensch lesen kann, mit dem maschinenlesbaren XML eingebettet darin. Ihr Kunde sieht eine normale Rechnung, ob sein System die Daten verarbeitet oder nicht. Für einen kleinen Betrieb, der an eine Mischung von Kunden mit unterschiedlicher Reife sendet, ist dies der reibungsarme Standard. • XRechnung ist reines XML, ohne menschenlesbare Ebene ohne Betrachter. Es ist der Standard für die Rechnungsstellung an öffentliche Stellen (B2G) und voll gültig für B2B. Wählen Sie es, wenn Ihre Kunden es ausdrücklich verlangen oder Sie der öffentlichen Hand Rechnungen stellen. Für die meisten kleinen B2B-Betriebe: standardmäßig ZUGFeRD, und stellen Sie einzelne Kunden nur dann auf XRechnung um, wenn sie es verlangen.
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Schritt 5: Ihre Stammdaten korrekt erfassen
Eine E-Rechnung wird abgelehnt, wenn erforderliche strukturierte Felder falsch oder fehlend sind, und der übliche Übeltäter sind einmal nachlässig erfasste und für immer weitergetragene Stammdaten. Bringen Sie diese in Ordnung: • Ihre vollständigen rechtlichen Firmenangaben und Steuernummern (Steuernummer und, wo relevant, USt-IdNr.). • Korrekte Kundendaten, einschließlich der USt-IdNr. für die betreffenden Transaktionen. • Korrekte Steuersätze und eine saubere Positionsstruktur. Ein Mythos, den es zu erledigen gilt: Die Leitweg-ID (eine Routing-Kennung) ist eine B2G-Anforderung der öffentlichen Hand. Für gewöhnliche B2B-Rechnungen brauchen Sie keine, und die Suche danach ist eine verbreitete Art, wie kleine Betriebe einen Nachmittag verschwenden.
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Schritt 6: Eine Testrechnung ausstellen und prüfen
Erzeugen Sie eine einzelne E-Rechnung in Ihrem Werkzeug und validieren Sie sie. Die meisten Werkzeuge haben eine eingebaute Validierung, und es gibt kostenlose EN-16931-Validatoren online, falls Sie eine zweite Prüfung wollen. Sie bestätigen, dass die Datei strukturell gültig ist und die Zahlen dem entsprechen, was Sie beabsichtigt haben. Beheben Sie jedes bemängelte Feld jetzt, solange es eine Rechnung ist und nicht fünfzig.
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Schritt 7: Eine echte Rechnung an einen bereitwilligen Kunden senden
Wählen Sie einen freundlichen, geduldigen Kunden und senden Sie ihm eine echte E-Rechnung. Bitten Sie ihn zu bestätigen, dass sein System sie angenommen hat. Das ist der Schritt, der "es funktioniert im Werkzeug" in "es funktioniert in der Welt" verwandelt, und er bringt die praktischen Haken (sein E-Mail-Filter, seine Formatvorliebe) zutage, während der Einsatz eine Rechnung ist.
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Schritt 8: Die Zwei-Absatz-Prozessnotiz schreiben
Sie haben geändert, wie Rechnungen erstellt und gespeichert werden, also sollte Ihre Verfahrensdokumentation (die GoBD-Prozessbeschreibung) das widerspiegeln. Zwei ehrliche Absätze: welches Werkzeug Sie nun nutzen, welches Format Sie senden, wie empfangene E-Rechnungen archiviert werden und für wie lange. Legen Sie sie zu Ihrer Buchführungsdokumentation. Das schließt den Kreis zwischen der E-Rechnungs-Umstellung und Ihren GoBD-Pflichten, sodass dasselbe Wochenende beide erfüllt.
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Häufige Ablehnungen und schnelle Lösungen
Wenn eine echte E-Rechnung zurückkommt, liegt es fast immer an einer von wenigen Ursachen. Halten Sie dies neben der Checkliste bereit, damit eine Ablehnung Minuten statt eines Nachmittags kostet. Keines davon braucht einen Techniker. Es sind Konfiguration und Gewohnheit, weshalb die langweiligen Schritte (5 und 3) die meisten davon verhindern, bevor sie geschehen.
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Was dies nicht abdeckt
Grenzüberschreitende Rechnungsstellung und die ViDA-Meldeebene der EU liegen außerhalb dieses Playbooks, denn sie kommen später, und die meisten kleinen inländischen Betriebe müssen jetzt nicht darauf reagieren. Wenn Sie über EU-Grenzen in Menge Rechnungen stellen, ist das ein eigenes Gespräch mit Ihrem Berater. Das Playbook hier bringt einen inländischen B2B-Betrieb von Papier zu konform, empfangen und senden, an einem Wochenende.
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Der Fitnesstest
Sie sind bereit, dieses Playbook durchzuführen, wenn: • Sie anderen Unternehmen inländisch Rechnungen stellen und Ihre Software benennen können oder bereit sind, eine zu wählen. • Sie akzeptieren, dass Empfangen die zuerst zu schließende Pflicht ist, bevor Sie sich um Ihre Sendefrist sorgen. • Sie den langweiligen Stammdaten-Schritt ordentlich erledigen werden, denn dort kommen abgelehnte Rechnungen her. Wenn Sie noch auf Word- oder Excel-Rechnungen sind, behandeln Sie dies nicht als E-Rechnungs-Projekt. Behandeln Sie es als das Wochenende, an dem Sie Rechnungsstellung und GoBD zugleich in Ordnung bringen. Beginnen Sie bei Schritt 3, bringen Sie Empfangen heute zum Laufen, und lassen Sie Ihre umsatzbasierte Frist das Tempo für die Sendehälfte setzen.