Section 1
Die Pflicht, die bereits gilt: Sie müssen empfangen können
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes in Deutschland ansässige Unternehmen, das inländische B2B-Geschäfte tätigt, eine strukturierte E-Rechnung empfangen können. Nicht senden. Empfangen. Wenn ein Lieferant Ihnen heute eine XRechnung schickt, wird rechtlich von Ihnen erwartet, dass Sie sie annehmen und verarbeiten können, und "wir nehmen nur PDFs" ist keine gültige Position mehr. In der Praxis ist die Hürde niedrig: ein funktionierendes E-Mail-Postfach, das die Datei empfangen kann, plus eine Möglichkeit, sie GoBD-konform zu lesen und zu archivieren. Doch viele Betriebe haben überhaupt nicht darüber nachgedacht, und genau dort lebt der stille Verstoß. Das ist das Datum, das bereits verstrichen ist.
Section 2
Was zu welchem Datum kaputtgeht
Die Sendeseite wird stufenweise eingeführt, und die stufenweise Einführung verschafft kleinen Betrieben Luft. Behandeln Sie diese als den aktuellen Zeitplan nach dem Wachstumschancengesetz und gleichen Sie ihn mit den neuesten Hinweisen ab, denn Übergangsregeln werden angepasst. Zwei Dinge macht diese Tabelle deutlich. Erstens: Liegt Ihr Umsatz unter 800.000 Euro, haben Sie bis Ende 2027 Zeit, bevor Sie E-Rechnungen ausstellen müssen, doch Sie mussten sie bereits ab Anfang 2025 empfangen können. Zweitens: Die Pflicht betrifft ausschließlich inländische Geschäfte zwischen Unternehmen. Rechnungen an private Verbraucher (B2C) liegen außerhalb. Darüber steht das ViDA-Paket der EU (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter), 2025 verabschiedet, das digitale Meldung und E-Rechnung später in diesem Jahrzehnt auf den grenzüberschreitenden innergemeinschaftlichen Handel ausweitet. Das häufig genannte Ziel für den grenzüberschreitenden Teil ist 2030, was der erneuten Prüfung wert ist, da sich die ViDA-Umsetzungstermine bereits einmal verschoben haben. Es ändert Ihre deutschen Inlandstermine nicht.
Section 3
Die zwei Formate, je in einer Zeile
• XRechnung: eine reine XML-Datei. Maschinenlesbar, ohne Betrachter nicht menschenlesbar. Standard für die Rechnungsstellung an die öffentliche Hand (B2G) und voll konform für B2B. • ZUGFeRD: ein Hybrid. Es sieht aus wie ein normales PDF, das ein Mensch lesen kann, mit dem strukturierten XML eingebettet in derselben Datei. Für einen kleinen Betrieb, der anderen Unternehmen Rechnungen stellt, ist ZUGFeRD meist die freundlichere Wahl, weil der Empfänger so oder so ein lesbares Dokument sieht. Beide erfüllen die Pflicht. Sie brauchen nicht beide.
Section 4
Der Mindestschritt dieses Quartal
Sie brauchen kein Projekt. Sie brauchen zwei Fähigkeiten. • Empfangen: Stellen Sie sicher, dass Sie eine XRechnung- oder ZUGFeRD-Datei annehmen, lesen und GoBD-konform archivieren können. Die meisten modernen Rechnungswerkzeuge (lexoffice, sevDesk, DATEV und andere) leisten das. Wenn Ihres es nicht tut, ist das die Lücke, die zuerst zu schließen ist, denn diese Pflicht gilt bereits. • Senden: Gleichen Sie Ihren Umsatz mit der 800.000-Euro-Linie ab, um Ihre echte Frist zu finden, und stellen Sie dann sicher, dass Ihr Werkzeug vor diesem Datum XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben kann. Wenn es das nicht kann, haben Sie Zeit zu wechseln, aber entdecken Sie es nicht im Dezember Ihres Fristjahres.
Section 5
Der Fitnesstest
Sie sind der E-Rechnungspflicht gerade jetzt ausgesetzt, wenn: • Sie eine XRechnung-Datei nicht verarbeiten könnten, wenn ein Lieferant sie Ihnen heute schickte. • Sie annehmen, die Pflicht betreffe Sie noch nicht, weil Ihre Sendefrist in der Zukunft liegt. • Sie ein gemailtes PDF eine "E-Rechnung" nennen und meinen, das erfülle die Regel. Wenn eines zutrifft, beginnen Sie mit der Empfangsseite, denn das ist die bereits geltende Pflicht. Die Einrichtung ist ein Wochenende, kein Quartal, und der begleitende Leitfaden (Angle 8.8) führt Schritt für Schritt hindurch.